De trainers, adviseurs en coaches kunt u aanspreken op de gedragscodes van (team)coaches, trainers en HR-professionals van de beroepsverenigingen waar wij bij aangesloten zijn. NVP, Solutions Focused Community Amsterdam (RINO),  NOBTRA, NOBCO/EMCC  en op de naleving van de Wetgeving Privacy AVG. Heeft u complimenten, u kunt deze via de evaluatie aan onze (team)coaches/trainers meegeven. Heeft u klachten? U kunt deze aan onze (team)coaches/trainers  terugkoppelen. Voor meer informatie kunt u hier verder lezen.

De (inter-)nationale gedragscodes (EMCC/NOBCO) en kwaliteitseisen van de coach zijn toegevoegd. Onze coaches en trainers bewaken de  competenties van hun professie: faciliteren van leerprocessen en reflectie, aandacht voor de werkcontext, resultaatgerichtheid, gerichtheid op zelfsturing in werken en leren, stimuleren van zelfbewustzijn en verantwoordelijkheid bij de klant, tussentijdse en eindevaluatie met alle betrokkenen, middels professionele training en intervisie.

Gedragscodes - Vertrouwelijkheid 

Onze trainers en (team)coaches handelen volgens onderstaande gedragsregels in de relatie met de klant, de trainee/coachee.

Gedragsregels ten aanzien van omgang met de Trainee/Coachee

De Trainer/Coach zal er steeds voor waken dat de overeengekomen dienstverlening naar behoren en conform de beroepsgroep geldende normen en waarden worden uitgevoerd. Deze normen en waarden worden als volgt omschreven.

Respect

6.1 De Trainer/Coach betoont in haar/zijn handelen eerlijkheid, betrouwbaarheid, integriteit en openheid tegenover de Trainee/Coachee. Zij/Hij maakt geen misbruik van de Trainee/Coachee, zowel op financieel als niet-financieel vlak.

6.2 De Trainer/Coach geeft de Trainee/Coachee ruimte tot het maken van eigen beslissingen. Tevens laat Zij/Hij de Trainee/Coachee veranderingen in eerder genomen beslissingen aanbrengen, waarbij rekening wordt gehouden met eigen normen, waarden, prioriteiten en levensovertuigingen.

6.3 Het belang van de Trainee/Coachee staat altijd voorop. De Trainer/Coach respecteer altijd de mening van de Trainee/Coachee.

6.4 De Trainer/Coach houdt rekening met het ontwikkelingsniveau, de mogelijkheden en de behoeften van de Trainee/Coachee.

6.5 De Trainer/Coach benadert elke Trainee/Coachee als gelijkwaardig en onthoudt zich van enige vorm van discriminatie op grond van geloofsovertuiging, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd of culturele achtergrond.

6.6 De Trainer/Coach gaat geen seksuele of intieme relatie aan met een Trainee/Coachee.

Integriteit

6.7 De Trainer/Coach laat zich niet in met praktijken die bij wet verboden zijn of die de algemeen aanvaarde regels van fatsoen te buiten gaan.

6.8 De Trainer/Coach gaat vertrouwelijk en in overeenstemming met de bestaande wetgeving om met persoonsgegevens van Cliënten.

6.9 De Trainer/Coach maakt geen misbruik van omstandigheden of kennis waarin de Trainee/Coachee afhankelijk van hem is, noch om zichzelf of andere relaties te bevoordelen, noch om de Trainee/Coachee of relaties van de Trainee/Coachee te bevoordelen.

Verantwoordelijkheid

6.10 De Trainer/Coach is zich bewust van de vertrouwensrelatie met een Trainee/Coachee. Zij/Hij onderkent tevens de macht die zij/hij heeft met zijn positie en is zich ervan bewust dat zij/hij grote invloed kan uitoefenen op de Trainee/Coachee en derden.

6.11 De Trainer/Coach stelt zich open en toetsbaar op en onderkent deze verantwoordelijkheid.

9. Vertrouwelijke informatie

9.1 Trainers/Coaches nemen bij uitoefening van hun beroep de hoogste mate van vertrouwelijkheid in acht en zullen alle vertrouwelijke informatie van de Opdrachtgever, de Trainee/Coachee of derden, waaronder bedrijfsgegevens, financiële gegevens of gegevens over de persoonlijke of werk situatie, waarover de Trainer/Coach in het kader van de Dienstverleningsovereenkomst of de uitvoering van de dienstverlening de beschikking heeft gekregen, volstrekt geheim te houden.

9.2 De verkregen informatie zal uitsluitend worden gebruikt voor de goede uitvoering van de dienstverlening.

9.3 De Trainer/Coach zal alle redelijkerwijs te nemen voorzorgsmaatregelen treffen om de vertrouwelijke informatie geheim te houden en staat er voor in dat eventuele werknemers en andere personen die onder zijn verantwoordelijkheid bij de uitvoering van de Dienstverleningsovereenkomst betrokken zijn, zich eveneens aan deze geheimhoudingsplicht zullen houden.

9.4 De geheimhoudingsplicht geldt niet indien de Trainer/Coach als gevolg van wet- en/of regelgeving of een rechterlijke uitspraak gehouden is de vertrouwelijke informatie openbaar te maken en zich hierbij niet kan beroepen op een wettelijk of een door een rechter toegestaan verschoningsrecht. Deze uitzondering geldt eveneens voor de werknemers en andere personen zoals bedoeld in het vorige lid.

9.5 Tevens wordt een uitzondering gemaakt voor gevallen waarin de vertrouwelijkheid niet kan worden gewaarborgd, omdat dit anders een gevaar voor de Cliënt, Trainer/Coach of derden oplevert. Deze uitzondering geldt slecht voor zover dit redelijkerwijs nodig is om het dreigende gevaar af te wenden.

9.6 Het is de Trainer/Coach toegestaan te publiceren over de gebruikte of ontwikkelde trainingsmethodes of werkwijzen, mits daarbij de privacy van de wederpartij gewaarborgd blijft of de Trainer/Coach hiervoor toestemming heeft verkregen van de Cliënt.

9.7 Trainers/Coaches zijn zich ervan bewust dat bovenstaande geheimhoudingsverplichtingen onverkort gelden na beëindiging van de Dienstverleningsovereenkomst of na staking van de werkzaamheden door de Trainer/Coach. Zie de Ethische Gedragscode NOBTRA.

Privacyverklaring - AVG

• In het kader van onze dienstverlening verwerken wij uw persoonsgegevens. Zoals bij u bekend vindt er per 25 mei 2018 een wijziging plaats in de wetgeving rondom de privacy van individuen. Deze wetswijziging, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (of AVG), zorgt ervoor dat elk individu de controle krijgt over zijn of haar persoonsgegevens door middel van het bieden van een aantal rechten met betrekking tot deze persoonsgegevens. Vanaf 25 mei mogen deze gegevens niet zonder juridische grondslag opgeslagen en verwerkt worden (meer info hier). Eén van deze juridische grondslagen is expliciete en ondubbelzinnige toestemming om de persoonsgegevens van een individu te verwerken.
• Coaching in Organisaties heeft van u persoonlijke gegevens (naam en emailadres) opgeslagen, omdat u in het verleden informatie heeft aangevraagd over (team)coaching of training en deze in de nabije toekomst wilt inzetten of omdat u (team)coaching/training bij ons heeft gevolgd. Het beheer en verwerking van deze data wordt bij Coaching in Organisaties conform de in deze wet vastgelegde regels uitgevoerd.
  Deze gegevens zijn alleen intern door Coaching in Organisaties-medewerkers te bekijken en/of te gebruiken. Coaching deelt nooit persoonlijke data met andere organisaties of personen.
• Van klanten die training of coaching volgen worden gegevens zoals verplicht door onze beroepsorganisatie twee jaar bewaard. Na 2 jaar worden deze gegevens vernietigd. Voor de belasting dienen wij de gegevens omtrent facturatie 7 jaar te bewaren. Na 7 jaar worden deze gegevens vernietigd.
• De privacyverklaring van Coaching in Organisaties hebben wij opgesteld om u te informeren over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. Mocht u hierover contact (vragen, feedback, suggesties) willen dan kunt u contact opnemen met Astrid Anna Kuin via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. 
• Voor aanvullende informatie en naleving, zie artikel 10 Privacybepalingen AVG in de Ethische Gedragscode van beroepsvereniging NOBTRA. 

Klachtenprocedure - Evaluatie in Kwaliteit van de dienstverlening

Alle diensten van Coaching in Organisaties worden tussentijds en aan het einde geëvalueerd. Zorgvuldigheid en kwaliteit in de dienstverlening naar onze klant staat hierbij voorop. Feedback uit evaluaties wordt meegenomen in de diensten van Coaching in Organisaties ten behoeve van een goede kwaliteit van de gewenste resultaten van deze diensten.

Als u klachten heeft over coaching en of training uitgevoerd door een van de trainers of coaches van Coaching in Organisaties, dan kunt u dit op de volgende wijze indienen:

1. Klachten over de verrichte werkzaamheden dienen door de opdrachtgever binnen acht werkdagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen veertien dagen na voltooiing van de betreffende werkzaamheden schriftelijk te worden gemeld aan Coaching in Organisaties in eerste instantie bij mw. drs. A. A. Kuin.
2. De ontvangst van de klacht wordt terstond maar in ieder geval binnen tien dagen bevestigd. Klachten worden binnen 4 weken afgehandeld. Als er een langere tijd nodig is om onderzoek te doen, wordt de deelnemer hiervan op de hoogte gesteld en wordt er een indicatie gegeven wanneer men verwacht uitsluitsel te kunnen geven.
3. Indien een klacht ontvankelijk is, verricht Coaching in Organisaties binnen een afhandelingstermijn van acht weken de werkzaamheden zoals overeengekomen.
4. Indien een termijn van acht weken onmogelijk is wordt de klant hierover uiterlijk in week vier van eerdergenoemde acht weken geïnformeerd; de termijn van uitstel is dan vervolgens wederom maximaal acht weken.
5. Als het niet meer zinvol is de werkzaamheden alsnog uit te voeren, omdat voor de opdrachtgever aantoonbaar zinloos is geworden zal Coaching in Organisaties slechts aansprakelijk zijn vanuit de inspanningsverplichting van Coaching in Organisaties (zie onze algemene voorwaarden bij het contract met de opdrachtgever). De opdrachtgever moet schriftelijk kenbaar maken dat hij het niet meer zinvol vindt dat de werkzaamheden alsnog worden uitgevoerd.

Onze trainers van Coaching in Organisaties zijn ook aangesloten bij NOBTRA. Mocht bovenstaande niet naar tevredenheid afgehandeld worden: ten behoeve van de handhaving van deze beroepscode kent de NOBTRA een Klachtencommissie, een door het bestuur ingestelde commissie, die is belast met behandeling, verzameling en registratie van klachten. Iedere klant van Coaching in Organisaties heeft het recht een klacht in te dienen bij de Klachtencommissie over het niet naleven van deze beroepscode en klachtenprocedure door Coaching in Organisaties. Zie de Ethische Gedragscode NOBTRA; contact met NOBTRA kan via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.  Het advies en de uitspraak van de Klachtencommissie van NOBTRA is voor Coaching in Organisaties bindend. Coaching in Organisaties draagt zorg voor de naleving van de uitspraak binnen acht weken na de melding van de uitspraak (met een eenmalige termijn van uitstel van wederom acht weken, waarover de klant tijdens de eerste termijn in week vier geïnformeerd wordt). Alle gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Alle klachten worden geregistreerd en voor de duur van drie jaar bewaard.